Politique de confidentialité

Soucieux du respect du droit à la vie privée et de la protection des renseignements personnels, nous avons adopté une politique sur la protection des renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (RLRQ, c. P-39.1, ci-après Loi).

Héritage du Roy s’engage à assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels que vous fournissez ou que nous recueillons lorsque vous visitez notre site Internet ou interagissez avec nous. À cet égard, la présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») vise à vous informer des renseignements personnels que nous recueillons ainsi que de la façon dont ces mêmes renseignements sont utilisés, communiqués et sauvegardés par nous.

En nous communiquant des renseignements personnels, vous acceptez que nous traitions ceux-ci conformément à ce qui est indiqué dans la présente politique sur la protection des renseignements personnels.

Héritage du Roy est responsable de la protection des renseignements personnels qu’elle détient. Tous les membres de son personnel doivent prendre les mesures nécessaires pour assurer la sécurité des renseignements personnels, quelle que soit la nature du support ou la forme sous laquelle ils sont accessibles : écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre.

La Loi protège les renseignements personnels d’une personne physique, notamment afin de prévenir et de contrer le vol d’identité, la fraude financière ou une atteinte à la réputation de celle-ci.

Pour favoriser des pratiques saines, rigoureuses et préventives, la Loi précise qu’une entreprise doit désigner une personne qui exerce la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels. Au sein de notre entreprise, Mélanie Mador, Technicienne-comptable, est en charge de veiller au respect et à la mise en œuvre de la Loi.

Pour les fins de la présente politique, on entend par :

Renseignement anonymisé : tout renseignement qui ne permet plus, de façon irréversible, d’identifier directement ou indirectement une personne.

Renseignement personnel : tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet directement ou indirectement de l’identifier. À titre d’exemple, les nom, prénom, numéro d’assurance sociale, date de naissance ou adresse de résidence de la personne sont des renseignements personnels.

Renseignement sensible : un renseignement personnel est considéré comme sensible lorsque, de par sa nature notamment médicale, biométrique ou autrement intime, ou en raison du contexte de son utilisation ou de sa communication, il suscite un haut degré d’attente raisonnable en matière de vie privée.

Toute personne au sein d’Héritage du Roy qui recueille des renseignements personnels sur autrui ne doit recueillir que les renseignements nécessaires aux fins déterminées avant la collecte.

Lors de la collecte, nous privilégions la transparence afin que la personne concernée puisse consentir en toute connaissance à la transmission de ses renseignements personnels. De plus, nous limitons l’accès aux renseignements personnels des personnes concernées aux seules employées de notre entreprise qui y sont habilitées dans l’exercice de leurs fonctions.

Nous pouvons être appelés à utiliser vos renseignements personnels dans diverses situations. La nature des renseignements personnels que nous pouvons détenir à votre égard se détaille comme suit (mais sans s’y limiter) :

• Prénom et nom
• Date de naissance
• Numéro d’assurance sociale
• Nom du conjoint(e)
• Adresse et courriel
• Copie d’une pièce d’identité
• Renseignements financiers
• Renseignements juridiques (plumitif criminel / tribunal administratif du logement, etc.)

La transmission des renseignements personnels peut se faire de différentes façons :

• En personne
• Par courriel
• Par voie postale
• Par le biais d’institutions financières
• Tout autre moyen

Les renseignements personnels que nous recueillons ne sont utilisés qu’aux fins indiquées au moment de la collecte ou toute autre utilisation permise ou requise par les lois applicables, notamment pour :

Rendre des services à nos clients

Nous pouvons, par exemple, utiliser des renseignements personnels pour rendre nos services, pour la conduite de nos affaires, y compris pour exécuter nos obligations découlant de toute entente conclue avec vous.

Dans le cadre des services professionnels que nous fournissons à nos clients, nous pouvons traiter des renseignements personnels de personnes physiques avec lesquelles nous n’avons pas de relation directe (contractuelle ou autre). Dans ce cas, nous demandons à nos clients de confirmer qu’ils ont le pouvoir de nous fournir les renseignements personnels dans le cadre de la prestation des services et que ces données ont été traitées conformément au droit applicable.

Toute activité faisant partie intégrante de l’exploitation de notre entreprise

Nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels à des fins ou en relation avec :

• le recrutement d’employés, d’associés et de travailleurs contractuels potentiels, ainsi que la gestion de la relation avec les employés, les associés et les travailleurs contractuels
• les demandes de renseignements et communications de gouvernements, d’organismes et réglementation, de tribunaux et d’autorités chargées de l’application de la loi
• l’ouverture de compte client, administration de la relation client, comptabilité et facturation
• le respect de nos obligations légales, réglementaires ou de gestion de risques ainsi que celles de nos clients et de nos fournisseurs de services
• la prévention de la fraude
• toute autre utilisation permise ou requise par les lois applicables

Expérience client et suivi

En plus des finalités liées aux opérations de notre entreprise ci-haut, nous pouvons également utiliser vos renseignements personnels pour :

• communiquer avec vous et vous tenir informé : pour vous envoyer une confirmation de rendez-vous, pour répondre à une question posée, un commentaire ou une demande d’information, pour répondre à votre demande de soumission, pour vous faire parvenir notre infolettre si vous avez accepté de recevoir de telles communications, etc.
• distribuer du matériel de marketing (invitations, contenus d’experts, nouvelles, etc.) aux personnes figurant sur nos listes de diffusion : vous pouvez à tout moment vous désinscrire de nos listes de diffusion
• effectuer un suivi, des activités ciblées de marketing et de programmes de marketing, ainsi qu’une évaluation comparative
• effectuer des analyses de données et de recherche, y compris développer et adapter nos produits et services, déterminer l’adéquation de nos produits et services
• gérer et améliorer notre site Internet
• adapter le contenu de notre site Internet afin que votre expérience soit personnalisée

Une personne à l’emploi d’Héritage du Roy ne peut communiquer un renseignement personnel qu’elle détient sur autrui, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne le prévoie.

Héritage du Roy peut communiquer, sans le consentement de la personne concernée, un renseignement personnel à :

• des prestataires de services tiers qui supportent nos services ou qui fournissent des services en notre nom, tels que l’hébergement et le traitement de données, l’assistance informatique, le service clientèle, le marketing et l’analyse et d’autres services. Nous ne les autorisons pas à utiliser ou à divulguer les renseignements personnels à leurs propres fins commerciales ou autres
• des membres de notre réseau qui rendent des services pour nous dans le cadre des services professionnels que nous vous fournissons
• des conseillers professionnels, comme des cabinets d’avocats, des conseillers en fiscalité ou des auditeurs
• des assureurs
• des organismes de réglementation et autres organismes professionnels
• des autorités fiscales, de valeurs mobilières, des agences d’évaluation de crédit
• des agences et régulateurs fédéraux ou provinciaux en réponse à un mandat de perquisition, à une ordonnance du tribunal ou à toute autre demande ou enquête que nous estimons valable
• toute personne ou organisation, y compris un organisme d’enquête, pour prévenir, détecter ou supprimer des abus financiers, des fraudes ou des activités criminelles, pour protéger nos actifs et nos intérêts, ou pour gérer ou régler toute perte réelle ou potentielle, ou en cas de violation ou de contravention à la loi
• toute entreprise dans le cadre d’une réorganisation de notre entreprise ou d’un autre changement de contrôle de notre entreprise
• tout autres tiers lorsque la législation exige ou autorise une telle divulgation.

Vos renseignements personnels seront conservés pour la durée nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis et suivant les lois et règlements applicables qui régissent la durée de conservation.

Lorsqu’il n’est plus nécessaire de conserver des renseignements personnels, nous procéderons à la destruction ou l’anonymisation de ceux-ci selon les circonstances.

L’entreprise conserve les renseignements colligés aussi longtemps que nécessaire à la prestation des services que nous offrons ou plus longtemps si les lois le permettent ou l’exigent. Vos renseignements personnels sont conservés au Canada, dans nos systèmes informatiques ou à nos bureaux. Notre politique consiste à conserver les renseignements pendant toute la durée de la relation avec l’entreprise et pour une période supplémentaire de 7 ans suivant la fin de celle-ci, à moins d’une situation requérant une conservation plus longue (par exemple un litige).

Après la période de conservation, vos renseignements personnels sont détruits à l’aide de méthodes sécuritaires protégeant ceux-ci.

L’entreprise dispose également de mesures de sécurité afin de protéger vos renseignements personnels, notamment :

• Accès sécurisé au bureau et aux équipements informatiques
• Diverses mesures de sécurité informatiques

Héritage du Roy s’assure que le consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la communication d’un renseignement personnel d’une personne à un tiers soit manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques. Le consentement doit être évident, fournis sans contraintes, en toute connaissance de cause et être précis. Il est demandé à chacune de ces fins, en termes simples et clairs. La personne concernée doit être bien informée. Dans le cas d’un renseignement sensible, le consentement doit être manifesté de façon expresse.

Dans certaines situations, Héritage du Roy peut utiliser un renseignement personnel sans le consentement de la personne concernée, notamment :

• Lorsque son utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles il a été recueilli.
• Lorsque son utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée.
• Lorsque son utilisation est nécessaire à des fins de prévention et de détection de fraude ou d’évaluation et d’amélioration des mesures de protection et de sécurité.
• Lorsque son utilisation est nécessaire à des fins de fourniture ou de livraison d’un produit ou de prestation d’un service demandé par la personne concernée.
• Lorsque son utilisation est nécessaire à des fins d’étude, de recherche, ou de production de statistiques et qu’il est dépersonnalisé.

Vous avez le droit de retirer votre consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis. Pour retirer votre consentement, veuillez communiquer avec Mélanie Mador.

Vous avez le droit de faire des demandes concernant vos renseignements personnels. Vous pouvez :

• Examiner les renseignements personnels que nous avons sur vous ou en demander une copie
• Demander de le mettre à jour ou de le corriger si ceux-ci sont inexacts
• Demander que nous supprimions vos renseignements personnels
• Désactiver le partage de vos renseignements personnels avec des tiers à certaines fins, y compris le partage qui peut être défini comme une vente en vertu des lois applicables
• Vous opposer à certains types d’utilisation de vos renseignements personnels

Si vous nous demandez de supprimer ou de cesser l’utilisation de vos renseignements personnels, nous pourrions ne pas être en mesure d’honorer cette demande si les renseignements sont nécessaires pour rendre nos services.

Si vous souhaitez recevoir une copie de toute autre information que nous détenons à votre sujet ou demander la suppression des renseignements personnels, veuillez contacter, par écrit, avec la responsable désignée plus haut.

Quels que soient vos droits, nous pourrions ne pas être en mesure de modifier ou de supprimer certains renseignements personnels si nous sommes tenus de les conserver pour vous fournir les services que vous avez demandés ou pour nous permettre de nous acquitter d’autres obligations envers vous, pour des raisons de sécurité, pour nous conformer aux lois ou aux règlements applicables, pour des raisons d’affaires internes ou pour toutes autres raisons valables.

Une personne à l’emploi d'Héritage du Roy ne peut communiquer un renseignement personnel qu’elle détient sur autrui, à moins que la personne concernée n’y consente ou que la loi ne le prévoie.

Héritage du Roy peut communiquer, sans le consentement de la personne concernée, un renseignement personnel à toute personne ou à tout organisme si cette communication est nécessaire à l’exercice d’un mandat ou à l’exécution d’un contrat de service ou d’entreprise qui sera confié à cette personne ou à cet organisme. Le cas échéant, Héritage du Roy s’engage à ce que le mandat, le contrat de service ou d’entreprise soit constaté par écrit et qu’il indique des mesures de protection quant au caractère confidentiel du renseignement personnel communiqué.

De même, Héritage du Roy peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement personnel qu’elle détient sur autrui, notamment :

• à son procureur
• au directeur des poursuites criminelles et pénales si le renseignement est requis aux fins d’une poursuite pour infraction à une loi applicable au Québec
• à une personne à qui il est nécessaire de communiquer le renseignement dans le cadre d’une loi applicable au Québec ou pour l’application d’une convention collective
• à une personne qui, en vertu de la loi, peut recouvrer des créances pour autrui et qui le requiert à cette fin pour l’exercice de ses fonctions
• à une personne si le renseignement est nécessaire aux fins de recouvrer une créance de l’entreprise

Est considéré comme un incident de confidentialité : l’accès, l’utilisation, la communication d’un renseignement personnel non autorisé ainsi que la perte ou toute autre atteinte à la protection d’un renseignement personnel.

Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, le ou la responsable de la protection des renseignements personnels doit, avec diligence, aviser la Commission d’accès à l’information du Québec ainsi que toute personne concernée par l’incident.

Cependant, aucun avis ne sera transmis à une personne concernée par un incident de confidentialité, présentant un risque de préjudice sérieux, si cela est susceptible d’entraver une enquête faite par une personne ou un organisme qui est chargé de prévenir, détecter ou réprimer le crime ou les infractions aux lois.

L’utilisation des technologies telles que l’Internet comporte des risques importants. De ce fait, il est impossible de garantir que les renseignements personnels que vous fournissez soient complètement à l’abri. Toutefois, soyez assurés que nous mettons en œuvre tous les moyens raisonnables à notre disposition afin de protéger vos données.

Par conséquent, vous reconnaissez que Héritage du Roy et ses employées ne sauraient être tenus responsables des dommages ou préjudices pouvant découler ou résulter, directement ou indirectement, d’une violation de la confidentialité des données et/ou renseignements transmis par Internet à notre entreprise.

Pour toute question ou plainte relative à la présente politique, pour toute demande d’accès à des renseignements personnels ou demande de correction de ceux-ci, veuillez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels Mélanie Mador, 100 rang du Caveau, Lanoraie, J0K 1E0 / info@legroupelatitude.com

M.a.j. : 12 novembre 2024